Jak długo należy przechowywać orzeczenie lekarskie?

Orzeczenie lekarskie to zaświadczenie, które jest wydawane według ściśle określonego wzoru. Taki dokument medyczny wskazuje na brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku, albo przeciwnie na istnienie takich przeciwwskazań. Jest on wystawiany przez lekarza medycyny pracy po wykonaniu wszystkich zleconych przez niego badań oraz przeprowadzeniu wnikliwego wywiadu lekarskiego. Pracownik musi uzyskać potwierdzenie zdolności do pracy jeszcze zanim nawiąże z pracodawcą stosunek pracy. Aby je dostać, musi odbyć badanie wstępne. Po nawiązaniu stosunku pracy z wybranym pracownikiem, którego zdolność do wykonywania danej funkcji potwierdzona została stosownym badaniem, pracodawca jest zobowiązany do kierowania go na kontrolne i okresowe badania lekarskie. Taki obowiązek prawny wynika z troski o zdrowie pracowników i o to, aby pracodawca nie mógł zatrudnić do pracy osoby, która ze względów zdrowotnych nie może wykonywać zleconej jej pracy. W dzisiejszym wpisie wyjaśnimy, jak długo pracodawca musi przechowywać orzeczenia wydane swoim pracownikom na podstawie profilaktycznych badań lekarskich.

Jakie są zasady przechowywania orzeczeń lekarskich?

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania orzeczeń lekarskich zatrudnianych przez niego pracowników. Lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenia lekarskie w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracownika, drugi dla pracodawcy. Zasady ich przechowywania w zakładzie pracy są ściśle określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wedle zapisów zawartych w tym rozporządzeniu pracodawca musi założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Składają się one z trzech odrębnych części:

1. Część A
W tej części powinny się znaleźć dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Są to między innymi orzeczenie lekarskie wystawione po przeprowadzonych badaniach wstępnych, a także skierowania na badania lekarskie.

2. Część B
W tej części powinny się znaleźć wszelkie dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika. Do takich dokumentów zaliczamy np. orzeczenia lekarskie wydawane na podstawie przeprowadzanych okresowo i kontrolnie badań lekarskich.

3. Część C
Tutaj umieszcza się dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia. Są to np. orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań okresowych przeprowadzonych już po rozwiązaniu stosunku pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami w związku z wykonywaniem pracy w trudnych warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych albo pyłów zwłókniających.

Jak długo trzeba przechowywać orzeczenia lekarskie i akta osobowe pracowników?

Do 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mieli obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników przez okres 50 lat od ustania stosunku pracy. Od 1 stycznia 2019 roku czas ten uległ znacznemu skróceniu i obecnie pracodawcy muszą przechowywać orzeczenia lekarskie swoich pracowników przez okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł albo został rozwiązany stosunek pracy.